Гайд для руководителя

В этом гайде мы поделимся полезной инфо, как организовать работу удаленной команды и какие инструменты использовать. В самом конце ты найдешь ссылку на гугл-файл, где можешь поделиться
с коллегами идеями, которые реализуешь в своей команде на WFH.

Мы дадим рекомендации в рамках нескольких ключевых функций менеджмента:

Как организовать работу и взаимодействие?

1. Сформулируй с командой set up работы на удаленке

Часто бывает так, что границы работы и личной жизни при работе
из дома совсем стираются – непрекращающееся общение
в мессенджерах, отсутствие дороги домой и другие влияющие факторы.
Из-за этого люди быстрее и сильнее утомляются, им нужно больше времени на восстановление, которого, как правило нет. Поэтому очень важно очертить границы личного и рабочего.

Например:

Определить с командой, общаетесь ли вы по рабочим вопросам на выходных?

Выделяйте время в календарях для общего неформального общения: обмен новостями из частной жизни, идеями, как работать дома и пр.

Устраивайте онлайн вечеринки ;)

2. Взаимодействуйте внутри команды прозрачно
и предсказуемо

Часто прозрачность и предсказуемость — самые важные составляющие командной работы. Чем ты понятнее для окружающих, тем лучше
для здорового коллективного рабочего процесса. Никто не любит «чёрные ящики». Будь ты руководитель, подчинённый, партнёр, коллега — очень важно, чтобы каждый, кто заинтересован во взаимодействии с тобой, хорошо понимал, чем ты был занят, занимаешься сейчас и будешь заниматься, и мог планировать свою деятельность в зависимости от этого. Договорись
с командой о качественном ведении Outlook.

Также очень важно делиться своевременно новостями о положении дел
в бизнесе, о планируемых активностях по компании, чтобы твоих сотрудников не формировалось ощущение вакуума.

3. Проводи видео встречи качественно

Руководителю часто приходится быть лидером встреч в команде, поэтому используй несколько лайфхаков для того, чтобы встречи проходили легко, доступно и полезно:

Фокус на артикуляцию, жесты и мимику. Не бойся показаться слишком экспрессивным на видео звонке, помни а) видео «съедает» размах жестов
и мимики и б) недостаток невербальных сигналов кратно повышает шансы
не понять друг друга.

Подстраивай повестку встречи, даже по ходу. Особенно в кризис, важно чутко отслеживать, что важно обсудить именно сейчас, а не в лоб придерживаться плана и какой-то тактики

Меняй фасилитатора виртуальных встреч. Это повышает вовлеченность команды, вносит новые перспективы и развивает навыки управления вниманием и коммуникации (даже при разовом исполнении роли фасилитатора)

Не солируй, а разделяйте ответственность. Просите разных людей подготовить и вести разные части видео встречи. Тоже про вовлеченность, динамику разговора, разные мнения!

4. Общее пространство для хранения документов

Самое главное — исключить ситуацию, когда что-то важное хранится
на компьютере или в почте одного человека. В любой момент все должно быть доступно всем. Храните итоги командных встреч, общие презентации
и т.д. на Google-docs, Confluence.

Кстати, если нужно сделать инструкцию к какой-то программе в формате видео, можно использовать скринкаст. Скринкаст — это запись происходящего на экране, которую другие могут воспроизвести и посмотреть, как фильм. Это не совсем к теме хранения, но инструмент удобный :)

Как мотивировать сотрудника?

1. Обязательно давай обратную связь

Все очень просто: если работать вне офиса, трудно понять, насколько качественна твоя работа, насколько значим твой вклад и как это влияет
на отношения в команде. Обратная связь признана отличным источником внутренней мотивации и уже доказала свою способность пробуждать в людях стремление к знаниям, способствовать росту доверия и повышать удовлетворенность сотрудников. Так что, когда речь идет об удаленной работе, помните, что обратной связи много не бывает.

По данным отчета о стрессе и продуктивности 39% сотрудников называют неэффективный обмен информацией основной причиной стресса,
и неудивительно, что на удаленной работе сотрудники страдают от той же проблемы. Работая дистанционно, можно очень легко начать сомневаться
в себе, испытывать чувство вины, тревоги и, в конце концов, просто усталости, но налаженный процесс обратной связи, доказано, что улучшает психологическое состояние.

2. Хвали свою команду

В продолжение первого пункта. Не забывай хвалить и поощрять своих сотрудников. Ты можешь это делать сообщениями в группе или на общих встречах с командой.

3. Виртуальный кофе

Введи культуру виртуального кофе, назначай встречу с командой на полчаса, чтобы поговорить на нерабочие темы, узнать, как у кого дела. Компенсируй этим инструментом разговоры ни о чем в офисе около кулера или на кухне.

4. Бенефиты компании

Напоминай команде о наших новых активностях. Не все внимательно читают портал и в курсе последних событий, делись инфо с командой.

Для каждого сотрудника подбирай свой подход мотивации.
Для всех сотрудников четко сформулируй цель команды, миссию и задачи, убедись, что все их понимают и разделяют.

Несколько советов для мотивации сотрудников:

Как контролировать удаленных сотрудников?

1. Развивай доверие и сочувствие

Доверие — особенно важно при работе удаленно. Напомним, что по данным Института Гэллапа, доверие является важнейшим свойством всех деловых отношений.

Чтобы проявить доверие, достаточно дать своей команде разумную степень свободы и независимости при выполнении повседневных задач. Тебе следует обладать обоснованной уверенностью в том, что твои сотрудники выполнят удаленно свою работу качественно и своевременно. А те, в свою очередь, должны понимать все проблемы такого сотрудничества и оставаться
на связи.

На встречах с сотрудниками создавай атмосферу доверия, при которой твой сотрудник мог бы поделиться не только статусами по задачам, но и своими ощущениями, возможными трудностями, с которыми он столкнулся при смене режима работы. Об этом важно говорить, чтобы каждый сотрудник ощущал плечо в этот непростой период.

2. Регулярные встречи с сотрудниками

На личных встречах с сотрудниками ты можешь оперативно отреагировать
на сложности, которые возникают, оказать поддержку сотруднику.
Убедиться, что все идет по плану. Не забывай про адженду перед встречей
и follow up после.

3. Еженедельные/ежедневные отчеты

Можно делиться, например, в общем чате, что было сделано за прошедший день/неделю. В чате это будет выглядеть менее формально + коллеги будут знать о задачах и результатах друг друга.

4. Еженедельный опрос

Раз в неделю сотрудникам можно отправлять (не анонимный!) опрос, который предлагает вспомнить о том, как прошла их неделя:

● какой уровень стресса был;
● что вызвало стресс и что можно сделать иначе, чтобы
такая ситуация не возникала;
● какой уровень счастья был, что повлияло;
● как позаботилась о себе.

Таким образом, можно изучить, что вызывает стресс, а что приносит счастье
в твоей команде, делиться друг с другом лайфхаками, понижать уровень стресса, и стараться повышать уровень счастья.

В офисе руководители привыкают к тому, что если сотрудники сидят за компьютером и усердно что-то делают с 9 до 18, то они хорошо работают.
Так руководители контролируют процесс.

При контроле удаленной команды самое важное — результаты, которых достигают сотрудники.
При работе с удаленной командой работает формула: доверие + грамотное управление.
Ставь цели и задачи сотруднику со сроком и проверяй их достижение.

Несколько советов для контроля сотрудников:

Твой результат напрямую зависит от процесса,
а процесс — от того результата, который
ты себе наметил. Чем осознаннее ты будешь подходить к организации процесса работы,
тем более предсказуемый результат
ты сможешь получить.